2009年09月23日

リスキー・シフトに注意!

久しぶりの投稿になりますが、今日は、会議運営に関するちょっとしたTips(ヒント、コツ)を紹介します。

何人かが集まって会議をすると、一人で考えるよりも多くの違った意見が反映されるため、結論がより安全で保守的なものになると思われがちです。

ところが実際は、往々にして、一人で考えるよりもむしろみんなで会議して考えた方が危険で無鉄砲な方向に行ってしまうことがあります。
これが「リスキー・シフト」と呼ばれる現象です。

リスキー・シフトが起こるのはいくつかの理由がありますが、最大の理由は、会議ではどの参加者も他の参加者よりも自分の方が、より「明確な意見」を持っていることを示したいと思うことです。つまり、他者に対して優位に立とうとする「他者優位性」の心理が働くからです。

特に多数の男性と少数の女性が集まって議論する場合、男性は自分を勇気ある人間だと見せたがる傾向が強いため、男性を中心として挑戦的意見が飛び交うようになります。

そのため、メンバーの多くが少々挑戦的な選択のほうがよいと思っているときは、各メンバーは他のメンバーよりリスキーな選択を主張することになり、会議の結論はどんどんリスキーな方向へと向かっていくことになります。そして後で冷静になって考えてみると、驚くほどリスキーな結論に至ってしまうことがあるのです。

第二次世界大戦中の日本軍閥や、ベトナム戦争初期のアメリカ政府などがその典型的な例だと言えます。

逆にメンバーが保守的な人が多く、分別のある人間だということを示したいと思っている人が多数を占めている場合は、失敗を回避することが必要以上に優先され、結局は現状維持で何もしないという結論に至ることが多くあります。
この現象は「セーフティー・シフト」と呼ばれています。

一般に、親しい人だけの集まり、専門家だけの会議、議題に関係した者だけの会議では、リスキー・シフトやセーフティー・シフトが起こりやすいと言われています。
リスキー・シフトやセーフティー・シフトを防ぐ一番いい方法は、できるだけ多様で異質な人をメンバーに加えることです。

また、ファシリテーター役の人が場の雰囲気をよく観察し、リスキー・シフトが起こりそうな時に、休憩を挟んでいったん議論をリセットするのも有効な方法です。

会議で出た結論を重視しないことはもちろん問題ですが、逆に会議で出た結論に縛られすぎてしまうことも、もしかしたら問題になるかもしれません。後ほど冷静になって考えてみておかしいと思ったらもう一度議論し直す、そういった柔軟性と勇気こそ、会議を実のあるものにするために必要な姿勢だと言えるでしょう。

2008年05月08日

ファシリテーターとは?

会議運営で重要になってくるのは、ファシリテーターの役割です。

ファシリテーターはリーダーとは違って、中立の立場で会議運営に関わる人のことで、特徴としては以下の点があげられます。

■中立の立場を守る
 (自分の意見を言うときは、ひと言断ってから言う)

■会議の内容ではなく、プロセスに関与する
 (意思決定者ではなく、基本的に議決権や投票権を持たない)


フラン・リースの『ファシリテーション型リーダーの時代』では、以下のような定義をしています。

「中立な立場で、チームのプロセスを管理し、チームワークを引き出し、そのチームの成果が最大になるように支援する」


また、中野民夫さんの『ファシリテーション革命』では、次のように説明されています。

「『先生』ではないし、上に立って命令する『指導者』でもない。その代わり、支援し、促進する。場をつくり、つなぎ、取り持つ。そそのかし、引き出し、待つ。共に在り、問いかけ、まとめる」


要は、プロセスの管理であり、“会議”という「場のデザイナー」なのです。

参加者が意見を言いやすいように場・雰囲気をデザインし、会議が目的どおりに運営され、期待していた実を結ぶようにプロセスを管理するのです。

よくない会議では、意思決定権を持っているリーダーがファシリテーターの役割も務めることで、自分のやりたい方向に会議を誘導してしまうことがあります。

それを避けるために、意思決定者とは別に会議全体の流れを管理する役割を担うのがファシリテーターなのです。

本来は会議の決定に利害関係のない第三者的な人が担うのがベストですが、そのような人を立てるのが難しければ、最低でも意思決定者とは別にするのが原則です。

2008年05月01日

会議に臨むにあたって

 会議の成果は半分以上準備にかかっているといわれます。

以下、準備状況をチェックしてみましょう。


■会議の主宰者(招集者)は明確か?

■会議のゴール(目標)、検討すべき内容等はきちんと参加予定者に事前に共有されているか?

■会議でアイデア出しをする場合、事前に参加予定者にアイデアを出すように伝達されているか?

■今回の会議で出したい成果と、終了予定時間が明確になっているか?

■ファシリテーター、書記などの役割分担はできているか?

■レジュメや資料に不足はないか?

■一人ひとりの出席、欠席、早退、遅刻の確認はできているか?

■お菓子や飲み物などのアイテムは用意できているか?

2008年04月21日

会議の目的

基本的に会議の目的は、以下の三つしかありません。


@情報の共有

A企画作り・アイデア出し

B意思決定



会議を行う前に、「なぜ会議を行うのか」「何の目的で人を集めるのか」を明確にする必要があります。

これは主催者・招集者側の役割です。

上記三つのどの目的で行うのかによって、会議の進め方や集めるべきメンバーの面子などが変わってきます。

メンバーの招集をかけるのはそれからです。

これが明確になっていないと、会議に呼ばれた人たちがなぜ自分たちが呼ばれたのかがわからず、結局、「また時間をムダにした」「意味のない会議だった」という印象を持たれてしまうのです。

2008年04月19日

「会議チェックリスト」

「会議」と聞いてみなさんはどんな印象を受けるでしょうか?

「楽しい」「ワクワクする」「待ち遠しい」という人はほとんどいないのではないでしょうか?

多くの人が、「疲れる」「長い」「面倒くさい」「時間の無駄」という印象を持っているのではないでしょうか?

それは会議のやり方に問題があるからだ、というのが、明治大学の齋藤孝教授の主張です。

以下は、齋藤教授の著書『会議革命』にある「あなたの会社の会議は大丈夫か?」チェックリストです。


■別のこと(寝ている、絵を描いているなど)をしていても大丈夫

■アイデアを出さないくせに、人の意見にネガティブなコメントばかりする人がいる

■一人の話が長くてウンザリすることがある

■「それじゃあ、今までの議論なんだったの?」と思うことがある

■判断材料がそろっているのに、「じゃあ、あとで考えよう」と大した理由もなく結論を先送りにする

■何のために集められたのかわからないことがある

■何も決まらなかったり、新しいアイデアが一つも出てこないことがある

■人数が多すぎてディスカッションにならないことがある

■意見の質でなく、声の大きさで決まることがある

■“宮中御前会議”のように、役職順に座る習慣になっている

■レジュメやホワイトボードもなく、議論が宙に舞うにまかせている

■「はじめから結論が決まっているんじゃないか」と感じることがある

■「報告・通達・確認ならメールですむのに」と思うことがある

■報告や資料説明の時間が長すぎて、一番大事なことを話し合う時間が足りなくなる

■意見を言うと、「じゃあ君がそれをやってくれ」と言われそうなので意見をひかえる雰囲気がある



いかがでしたでしょうか?

以下の項目に半分以上当てはまるようならば、即刻会議のやり方を変えた方がいいでしょう。

次からは効果的な会議運営の仕方とファシリテーターの役割を紹介していきます。
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